تخصصی نسبی مدیر
در صورتیکه مدیر از مسائل مالی شرکت و مالیاتی سر در می آورد می تواند خودش اقدام کند و بهترین گزینه را انتخاب کند. اما پیشنهاد من این است در صورتیکه مهارت کافی را ندارید برای استخدام حسابدار ریسک نکنید زیرا می تواند برای شما تبعات بدی داشته باشد.
کمک از افراد متخصص
شاید اولین مشکلی که به ذهنتان برسد این است که من یک آدم متخصص از کجا پیدا کنم که بیاید و برای من یک حسابدار خوب استخدام کند؟ جواب به این سوال خیلی راحت است. در قدم اول شما به سراغ یک مدیر مالی کار بلد مراجعه کنید و از او بخواهید که یک روز در اختیار شما قرار بگیرد و مبلغی را به عنوان دستمزد با او توافق کنید و از او بخواهید که یک نیروی حسابدار را از بین روزمه هایی که برای شما ارسال کرده اند انتخاب و استخدام کند. ممکن است فکر کنید که این روش برای کسب و کار شما هزینه دارد ولی واقعیت این است که اگر حسابداری باشد که تخصص کافی را نداشته باشد خسارت هایی که به کسب و کارتان میزند صدها برابر بیشتر از مبلغی است که به عنوان حق مشاوره به یک مدیر مالی پرداخت کرده اید.
کمک از موسسات حسابداری
یکی دیگر از بهترین انتخاب ها می تواند کمک گرفتن از موسسات حسابداری باشد که گاهی اوقات امکان دارد وقتی شما از این موسسات بخواهید که برای انتخاب یک حسابدار خوب کمک کنند، خودشان یک حسابدار معرفی می کنند تا بلافصله کار را شروع کند.
دقیقا چه می خواهم؟
خب قبل از اینکه یک حسابدار را استخدام کنیم باید سه مساله را بررسی کنیم:
• کسب و کار من در چه مرحله ای قرار دارد؟ و حسابداری که قرار است استخدام شود باید در چه جایگاهی باشد؟
• به حسابدار چقدر می خواهم حقوق بدهم؟
• حسابداری که قرار است استخدام شود باید به مسائل مالیاتی مسلط باشد خیر؟
اینها مواردی است که قبل از استخدام حسابدار باید بررسی کنیم تا بتوانیم از رزومه هایی که به دست ما می رسد چه چیزی نیاز داریم؟ مثلا اگر ما یک کسب و کار نوپا داریم که کار مالیاتی هم ندارد نیازی به استخدام یک حسابدار خبره با ۷ سال سابقه کار نیست چرا که هم هزینه بیشتری را به مجموعه تحمیل می کند و هم اینکه خود حسابدار بعد از مدتی احساس پوچی می کند و از کار خود ناراضی می شود و نهایتا استعفا می دهد. اما اگر اول نیاز سنجی کنیم می توانیم یک نیرویی با تخصصی و حقوق کافی استخدام کنیم تا هم حسابدار رضایت کافی را داشته باشد و هم اینکه امورات شرکت را به خوبی پیش ببرد.
آگاهی به مسائل مالیاتی یکی از مباحثی است که حسابداران بصورت ویژه روی آن تمرکز کنند و تسلط کافی پیدا کنند . امروزه با توجه به پیچیده شدن مسائل مالیاتی و اخذ جرایم سنگین مالیاتی و بیمه ای یک حسابدار خوب حتما باید به این مسائل اگاه باشد تا بتواند یک کسب و کار را بخوبی و هدفمند پیش ببرد.
آیا حسابدار باید دوره آزمایشی داشته باشد؟
طی چند سال اخیر بسیار رایج شده است که وقتی نیرویی می خواهد استخدام شود کارفرما از او می خواهد تا مدتی را بصورت آزمایشی کار کند و بعد از مدتی در صورت رضایت بیمه کند. به نظر شخصی من این روند اصلا درست نیست چرا که توجیه قانونی ندارد زیرا در قانون کار و بیمه تامین اجتماعی آمده است که هر فردی که استخدام می شود از روز اول باید بیمه شود حتی اگر آزمایشی باشد. علاوه بر این با توجه به اوضاع بد اقتصادی کارپذیر باید فشار مالی را متحمل شود. بهترین راه این است که فردی که استخدام می شود از روز اول بیمه شود و حقوق هم بگیرد حتی اگر مقداری کمتر باشد اما برای بار اول قراردادش بصورت یک ماهه باشد تا در صورت عدم رضایت بتوان آن را فسخ کرد.
خوب برای حسابدار چه کنیم؟ با توجه به این که کار حسابدار یک کار مهم و تخصصی است توصیه می شود میزان دستمزد را کمی بیشتر بگیرید و از روز اول بیمه کنید تا هم وجه قانونی داشته باشد و هم مورد رضایت حسابدار یا مدیر مالی باشد.
اگر حسابدار من خرابکاری کرد چه کنم؟
گاهی پیش می آید با توجه به تمام محکم کاری هایی که کارفرما می کند اما باز هم حسابداری استخدام می شود که اشتباهاتی را مرتکب می شود. در اینجا این نکته را باید یاداوری کنم که اشتباه در کار حسابداری پیش می آید و تقریبا امکان ندارد که فردی که تا حالا کار حسابداری کرده اشتباهی را مرتکب نشده باشد پس در ابتدا این حق را به حسابدار بدهیم. اما اگر میزان اشتباهات وی بیش از حد ممکن بود یا باعث شد جرایم سنگینی را شرکت متحمل شود چه باید کرد؟
برای این موارد باید توجه کرد که اگر حسابداری که استخدام کرده اید کارش حساس و مهم است باید یک مدیر مالی یا رییس حسابداری داشته باشد تا کارهای او بررسی شوند و از اشتباهات مهلک جلوگیری شود تا ضریب اطمینان افزایش یابد. اگر هم نه کارش خیلی نمی تواند مساله ای ایجاد کند پس طبیعتا اشتباهاتی هم که مرتکب می شود می تواند جزیی باشد. اما اگر ملاحظه کردید که اشتباهاتش بیش از حد شده است و خساراتی هر چند کوچک را وارد می کند می توانید به او تذکر دهید یا اینکه در صورت فراهم بودن شرایط از او بخواهید که به دوره های آموزشی مراجعه کند.
در صورت نیاز به فسخ قرارداد چگونه کار را تحویل بگیرم ؟
اگر کار تا جایی پیش رفت که رضایت هر یک از طرفین حاصل نشد می توانید قرارداد کار را فسخ کنید. اما در این مرحله دغدغه ای که برای مدیر وجود دارد این است که چگونه کار را تحویل بگیرم تا در مسائل جاری شرکت اختلالی ایجاد نشود؟ برای اینکه خیالتان راحت شود توصیه می کنم موارد زیر را از او تحویل بگیرید تا با خیالی آسوده با او تسویه حساب کنید:
۱. آخرین وضعیت مالیاتی شرکت به همراه اظهارنامه های مربوطه
۲. آخرین مفاصا حساب مالیات عملکرد، ارزش افزوده و بیمه تامین اجتماعی
۳. آخرین لیست بیمه و مهلت پرداخت
۴. لیست چکهای مشتریان از قبیل نزد صندوق، در جریان وصول و برگشتی
۵. اصل چکهای مشتریان نزد صندوق
۶. دسته چکهای مربوط شرکت
۷. لیست حسابهای بانکی به همراه مانده آنها و صورتحساب مربوطه و تطبیق با دفاتر
۸. دفاتر قانونی شرکت (دفتر کل و روزنامه)
۹. آخرین تراز آزمایشی مربوط به حسابها و کنترل خلاف ماهیت حسابها به همراه امضاء حسابدار سابق
۱۰. اسناد تضمینی نزد شرکت و کنترل آن با حسابهای انتظامی
۱۱. لیست قراردادهای شرکت به همراه زونکن قراردادها
۱۲. یوزر پسورد های سامانه هایی مثل : بیمه – مالیات حقوق – معاملات فصلی – پیش ثبت نام- ارزش افزوده- تجارت فرامرزی و ….
۱۳. لیست معاملات فصلی
۱۴. اسناد حسابداری هم باید چک بشه که به روز ثبت شده باشه و اینکه تا کجا قطعی شده است
البته این لیستی که در اینجا ذکر کردیم شاید در مجموعه شما به این نظم و ترتیب نباشد و حسابدار نتواند به این صورت همه موارد را تحویل دهد. نگاه من به این موضوع از جایگاه مالیاتی بوده تا در آینده برای شرکت و کسب و کار شما مشکلی پیش نیاید. اما ممکن است هنگامی که شما می خواهید کار را از حسابدار تحویل بگیرید اسناد و مدارکی که موجود است تحویل بگیرید کافی است فقط دقت نمایید تا مدارک را کاملا کنترل کنید تا برای تحویل به نفر بعدی دچار مشکل نشوید. برای مثال شاید تمام مدارک که بتوانید از حسابدارتان تحویل بگیرید فقط اقلام مربوط به فاکتورهای خرید و فروش و اسناد هزینه ای باشد. پس سخت نگیرید لطفا !
