مقدمه:
یکی از مواردی که در دوره حسابداری به آن پرداخته می شود کار بار نرم افزار حسابداری است اما چرا باید از نرم افزار حسابداری استفاده کنیم؟ شاید کمترین مجموعه ای را بتوان یافت که نرم افزار حسابداری یا سیستم حسابداری نداشته باشد و این یعنی وابستگی صد در صدی به نرم افزار حسابداری و محاسبات روزانه. البته این نشان از وجود مشکل در کسب و کارها نیست بلکه نشان دهنده اهمیت سیستم های حسابداری است و می توان گفت در شرایط کنونی تقریبا پیگیری امور حسابداری بدون نرم افزار حسابداری عملا امکان پذیر نیست.
نرم افزارهای حسابداری ویژگی های متفاوتی دارند که در مقاله معیار انتخاب یک نرم افزار حسابداری بصورت کامل و تخصصی بررسی کردیم اما با توجه به کارایی که برای هر مجموعه دارند قیمت های متفاوتی دارند که بازه بسیاری وسیعی دارند یعنی می تواند یک نرم افزار حسابداری از زیر میلیون تومان قیمت داشته باشید تا بالای صدها میلیون تومان!
علت وجود نرم افزار در هر مجموعه
در سال های گذشته برای اینکه نرم افزار حسابداری را در یک مجموعه استقرار دهند کلی محاسبات مالی می کردند که آیا این نرم افزار حسابداری برای این مجموعه کارایی لازم را دارد یا خیر، اما در دهه اخیر روال به این صورت شده است که قبل از اینکه مجموعه یا کسب و کار راه اندازی شود به فکر راه اندازی سیتم حسابداری آن می باشند و اولین نفری که در مجموعه استخدام می شود یک حسابدار است. الان شرایط به گونه ای شده است که تمامی محاسبات و کارها را نرم افزارهای حسابداری انجام می دهند که این خود یک ویژگی است که در ادامه بصورت کامل بررسی می کنیم.
وابستگی به نرم افزار حسابداری
وقتی صبح تا شب سند حسابداری ثبت می کنیم و کلی اسناد مربوط به خرید و فروش، تولید و … ثبت می کنیم و در انتهای روز فقط با چند کلیک تمام کارهایی را که در طی ساعت ها یا روزها انجام داده ایم آنالیز یا رفع مغایرت می کنیم، در این شرایط چرا نباید از یک نرم افزار حسابداری استفاده کنیم ؟ چون اگر تمام این کارها را بخواهیم بصورت دستی انجام دهیم بسیار وقت گیر است و میزان اشتباهات هم بسیار افزایش پیدا می کند به همین خاطر وابستگی کسب و کارها به نرم افزارهای حسابداری بسیار زیاد شده است.
مشخص کردن چارچوب ها
یکی از مزیت های استفاده از نرم افزار حسابداری این است که قوانین و چارچوب های مربوط به کسب و کار را برایش تعریف می کنیم و برای همیشه طبق یک روال مشخص روند را پیگیری می کنیم و در صورتی که مغایرت یا مشکلی هم پیش آید به سادگی قابل کنترل می باشد.
امنیت
چرا با وجود سیستم های حسابداری امنیت بالاتر می رود؟ در این مقاله منظور ما از امنیت شفافیت در امور مالی است چرا که در سیستم های دستی به سادگی می توان تخلفاتی صورت گیرد اما با وجود سیستم های حسابداری کنترل هایی که در قسمت خزانه داری می توان انجام داد بسیار عالی است.
سرعت در ثبت اطلاعات
تصور کنید که باید ۵۰۰ سند ثبت کنید و کلی اطلاعات را تجزیه و تحلیل کنید حال اگر تمام این موارد را دستی انجام دهید سریعتر ثبت می شوند یا توسط نرم افزار حسابداری به سادگی یک الگوی سند تعریف کنید و تمام اسناد را کمتر از یک ساعت با دقت بالا ثبت کنید و فقط با فشردن چند کلیک گزارشاتی که نیاز دارید را فراهم کنید؟
شاید در مجموعه هایی که حجم تراکنش های بالایی ندارند خیلی برایشان فرقی نکند اما در شرکت هایی که ترنور مالی بالایی دارند از اهمیت خاصی برخوردار است.
